Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Indonesia sebagai suatu sistem yang terus berlanjut. Tujuan dari penelitian ini untuk menjelaskan proses pengelolaan arsip aktif yang dilakukan di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI dimulai dari proses penciptaan hingga penyusutan dengan juga melihat pandangan pegawai terhadap arsip. Metode studi kasus dilakukan dengan wawancara terhadap enam orang petugas yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI serta satu orang asriparis kantor arsip UI, observasi dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam pengelolaan arsip aktif, pengelola perlu mengacu pedoman arsip organisasi terhadap semua jenis arsip yang berada dalam pengelolaan demi terciptanya tertib arsip organisasi. Pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI berlangsung sejak penciptaan hingga penyimpanan sedangkan penyusutan dilakukan dengan pemindahan arsip namun hanya ke ruang lain bukan ke unit kearsipan atau pusat rekod. Penciptaan arsip sudah dilakukan menggunakan tata naskah dinas yang berlaku namun dalam tahap ini belum dilakukan pengindeksan. Pengelompokan arsip dalam hal penyimpanan masih hanya sebatas pengelompokan surat masuk dan surat keluar yang diurutkan per bulan. Subdit kesma belum membuat daftar arsip aktif. Kondisi ini kemudian berdampak pada tidak bisanya arsip yang sudah memasuki masa inaktif dan yang sudah habis masa retensi inaktifnya untuk dapat dipindahkan ke kantor arsip UI. Dalam melakukan pengelolaan arsip pegawai juga masih mengikuti kebiasaan yang diwariskan dari generasi sebelumnya.

---

This study discusses about active records management on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare as a system that continues. The purpose of this study is to explain the process of managing active records carried out on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare starting from the creation to disposition process by also looking at the views of employees on the records. The case study method was conducted by interviewing six officers related to the management of active records of the UIs Sub Directorate of Student Welfare and one archivist on UIs archive office, observation and study documents. The results of the study show that in active records management, managers need to refer to the organizations records guidelines for all types of records that are in management for the sake of the creation of orderly records of the organization. Active records management on UIs Sub-Directorate of Student Welfare lasts from creation to storage while disposition is done by transferring files but only to other spaces, not to the records center. The creation of records has been carried out using the official scripts that are in force but in this stage, indexing has not been done. Records grouping in terms of storage is still limited to grouping incoming mailings and outgoing mailings sorted monthly. UIs Sub Directorate of Student Welfare has not created an active records list yet. This condition then results in not being able to move the records that have entered its inactive period and those whose inactive retention period has expired to be transferred to the UIs records center. In managing records, employees also still follow habits inherited from previous generations."

"Setiap individu menghasilkan arsip dalam kehidupan sehari-sehari, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Pengelolaan arsip digital pribadi sangat penting untuk dilakukan demi menjaga informasi dapat tetap diakses. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi proses pengelolaan arsip digital pribadi serta tantangan yang dihadapi oleh mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. Menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus oleh mahasiswa MRA yang aktif melakukan Personal Digital Archiving (PDA). Hasil penelitian menunjukkan bahwa mahasiswa telah menerapkan langkah-langkah PDA seperti pengumpulan, penilaian, pendeskripsian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip digital pribadi mereka dengan efektif. Layanan cloud seperti Google Drive, OneDrive, iCloud, dan Dropbox digunakan untuk memudahkan penyimpanan dan backup data. Namun, mahasiswa menghadapi tantangan seperti kurangnya disiplin dalam backup rutin dan kekhawatiran terhadap keamanan data. Penelitian ini menekankan pentingnya mempelajari teknologi dalam pengelolaan arsip digital pribadi untuk memastikan aksesibilitas dan keamanan jangka panjang.

---

Every individual generates records in their daily life, both in physical and digital forms. Personal digital archiving is crucial to ensure that information remains accessible. This study aims to identify the personal digital archiving processes and the challenges faced by students of the Records and Archives Management program at the University of Indonesia. Using a qualitative method with a case study approach, this research focuses on Personal Digital Archiving (PDA) by Records and Archives Management students. The results show that students have effectively implemented PDA steps such as find, select, describe, storage, and manage of their digital archive. Cloud services like Google Drive, OneDrive, iCloud, and Dropbox are utilized to facilitate data storage and backup. However, students face challenges such as a lack of discipline in routine backups and concerns about data security. This study emphasizes the importance of learning technologies in managing personal digital records to ensure long-term accessibility and security."

"Perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik menjadi isu krusial dalam era digitalisasi. Sistem dan proses pengelolaan arsip elektronik yang berbeda pada setiap unit memicu penelitian untuk menjawab pertanyaan mengenai bagaimana perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ. Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi perubahan budaya organisasi (proses, sistem, dan orang) di Fakultas X Universitas XYZ. Metodologi penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik wawancara dari periode 6 Maret-26 April 2024 terhadap staf dari Mandikma, Manum, WD1, DGBF dan Kearsipan. Hasil penelitian menemukan penggunaan sistem pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ bervariasi. Unit Mandima dan Manum menggunakan sistem lebih efektif, sedangkan Unit WD1 dan DGBF menghadapi hambatan karena kurang berinteraksi dengan teknologi. Fakultas X Universitas XYZ telah mengambil langkah penting dalam perubahan budaya organisasi dengan peningkatan sistem, proses, dan kesiapan staf, meskipun beberapa hambatan terjadi karena sumber daya manusia dan penerapaan teknologi yang perlu diatasi. Dapat disimpulkan bahwa perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ paling dipengaruhi oleh interaksi dan adaptasi staf terhadap teknologi informasi yang tercermin dari sifat keterbukaan terhadap perubahan, sikap inovatif dan kreatif, dan kemauan belajar untuk mengembangkan diri. Sehingga, mendukung proses dan sistem kearsipan secara efektif dan efisien.

---

Organizational culture change in electronic archival management is a crucial issue in the digital era. The differing systems and processes of electronic archival management across units at Faculty of X University XYZ prompted this study to explore how these cultural changes occur. This research aims to examine changes in processes, systems, and personnel. Using a qualitative approach with staff from the Mandikma, Manum, WD1, DGBF, and Archival Units. Findings reveal varying effectiveness in system usage: Mandikma and Manum Units use the system effectively, while WD1 and DGBF Units face challenges due to limited technological interaction. Faculty of X University XYZ has made significant strides in cultural change by improving systems, processes, and staff readiness, though some obstacles related to human resources and technology remain. In conclusion, the most significant factor in organizational culture change at Faculty of X University XYZ is staff readiness and adaptation to information technology, evidenced by their openness to change, innovation, creativity, and willingness to learn and develop, supporting effective and efficient archival processes and systems."

"Penelitian ini membahas skema klasifikasi yang ada di Kementerian Keuangan Republik Indonesia, yang bertujuan untuk menganalisis proses penyusunan skema klasifikasi dan mendeskripsikan penerapan skema klasifikasi di Subbagian Arsip dan Dokumentasi. Skema klasifikasi merupakan elemen penting yang mendasari interpretasi rekod di dalam organisasi dan diperlukan untuk memudahkan capture, temu kembali, pemeliharaan dan penyusutan rekod. Skema klasifikasi juga harus dapat mengikuti perubahan yang ada di dalam organisasi. Masalah yang diangkat pada penelitian kali ini adalah bagaimana penyusunan skema klasifikasi dan pengaruh perubahan struktur organisasi terhadap skema klasifikasi yang ada. Metode yang digunakan pada penelitian ini ialah metode kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti ialah observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa adanya perubahan struktur organisasi memberikan dampak pada skema klasifikasi, jika ada penambahan fungsi baru dalam organisasi. Hingga saat ini, lingkungan Kementerian Keuangan masih menggunakan skema klasifikasi yang sama padahal sudah ada beberapa fungsi baru yang tidak terakomodir di dalam skema tersebut.

---

Classification schemes are important elements underlying the interpretation of records within the organization. Classification schemes are needed to facilitate capture, retrieval, maintenance and disposal of records. Classification schemes must also be able to follow changes in the organization structure. The problem in this research is how the process of classification scheme and the implementation in in the Archive and Documentation Subdivision. The purpose of this study is to analyze the process of classification scheme and describing the practice or implementation of classification schemes in the Archive and Documentation Subdivision. The method used in this study is a qualitative method. Data collection techniques used by the researcher are observation and interviews. The result of this study indicates that the change in organizational structure does not have an impact on the classification scheme, but new functions have on the classification scheme. Until now, The Archive and Documentation Subdivision Office of  the Ministry of Finance environment still uses the same classification scheme even though there are already several new functions that are not accommodated in the scheme. The existing classification scheme must be updated so it can cover all function and activity in Ministry of Finance Republic of Indonesia."

"Unit Kearsipan FIB UI merupakan salah satu unit kearsipan yang mempunyai tugas dan kewajiban dalam mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis inaktif yang tepat akan menjamin keselamatan arip, menjaga informasi penting organisasi, dan mempermudah temu kembali arsip. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan strategi Unit Kearsipan FIB UI dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai upaya menciptakan sarana temu kembali arsip yang efektif. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Informan dipilih menggunakan metode purposive sampling. Proses analisis data menggunakan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan FIB UI dimulai dari proses pemindahan, penataan dan penyimpanan, pelayanan arsip, dan pemusnahan arsip. Upaya dalam menciptakan sarana temu kembali telah dilakukan dengan memfokuskan penataan dan penyimpanan sesuai standar. Sarana temu kembali yang digunakan adalah daftar pencatatan arsip dalam bentuk digital. Namun, terdapat hambatan berupa pencatatan yang belum lengkap dan keterbatasan tempat penyimpanan. Diharapkan hambatan tersebut dapat menjadi acuan perbaikan untuk efektifitas temu kembali arsip.

---

FIB UI Archives Unit is an archival unit tasked with overseeing archives administration. Proper administration of inactive dynamic records ensures archive safety, protects critical organizational information, and facilitates archive retrieval. The purpose of this research is to outline the FIB UI Archives Unit's strategy for managing inactive dynamic archives in order to develop an effective archive retrieval service. A descriptive-qualitative research method was used for this study. Techniques for collecting data include observation, interviews, and documentation. Purposive sampling was used to identify informants. Data analysis involves the reduction of data, the display of data, and the making of conclusions. The results of the study show that the management of inactive dynamic archives at the FIB UI Archives Unit starts with the processes of moving, organizing, and storing archives, serving archives, and destroying archives. Efforts to develop a retrieval system have focused on standards and storage. The retrieval tool used is a list of archival records in digital form. However, there are obstacles in the form of incomplete records and limited storage space. It is hoped that these obstacles can be used as inspiration for future improvements to archive retrieval's effectiveness."

"ABSTRAKTesis ini membahas mengenai pengelolaan arsip musik Lokananta yang tidak saja dilakukan secara teknis, namun juga secara non teknis yang tercermin dari nilai budaya pengelola dalam mengelola arsip musik Lokananta sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia.Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan pengelolaan arsip musik Lokananta yang merupakan produk budaya bangsa Indonesia serta nilai budaya pengelola dalam mengelola arsip musik ini.Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus dengan metode pengambilan data observasi, dan wawancara.Hasil dari penelitian ini menggambarkan bahwa pengelolaan arsip musik secara fisik sudah dilakukan namun belum maksimal, kemudian nilai budaya pengelola yang terlihat adanya rasa memiliki (sense of belonging), nilai gotong royong, nilai tanggung jawab untuk mewariskan ke genarasi selanjutnya (legacy).Serta arsip musik merupakan sebuah ingatan bagi pencipta lagu, pengelola Lokananta serta masyarakat Indonesia.

---

ABSTRACTThis thesis discusses the management of the music archive Lokananta which not only done technically, but also non-technical which is reflected from the cultural values of managers in managing the Lokananta music archive as the collective memory of the Indonesian Nation. This study aims to describe the management of the music archive Lokananta which is a product of Indonesian culture and cultural values of managers in managing this music archive. This research uses qualitative approach of case study with observation data taking method, and interview. The results of this study illustrate that the physical management of music archives have been done but not maximum, then the value of cultural managers have a sense of belonging, the value of mutual cooperation, and the value of legacy. And then, the music archive is a memory for songwriter, Lokananta manager and Indonesian society."

"Arsip sangat penting keberadaanya sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Pengelolaan arsip inaktif harus dilakukan untuk menjaga nilai guna dan menghindari terjadinya arsip kacau. Arsip kacau masih ditemukan diantara arsip-arsip pada penyimpanan arsip di Record Center Kementerian CX. Unit pengolah mengirimkan arsipnya dalam bentuk kardus dan karungan tanpa dilampiri daftar arsip. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan Kementerian CX dari segi prosedur, sumber daya manusia dan juga sarana dan prasarana sebagai bentuk kepatuhan arsiparis terhadap aturan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara kepada delapan informan yang merupakan arsiparis di Kementerian CX. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa dalam menangani arsip inaktif masih banyak arsip yang kacau yang disebabkan oleh pengetahuan dan kesadaran pengolah dalam memaknai arsip di organisasi. Hal ini mempengaruhi kepatuhan arsiparis di Unit Pengolah untuk mengelola arsipnya dengan baik, meskipun sudah terdapat prosedur dan kebijakan, masalah masih disebabkan pada original order di Unit Kearsipan. Sarana dan prasarana pendukung dialihfungsikan serta ruangan yang belum memenuhi standar. Oleh karena itu, arsiparis di Unit Kearsipan harus melakukan pengelolaan ulang agar sesuai dengan urutan asli (original order) arsip di Unit Kearsipan.

---

Archives have a very important role as a source of information for an organization. Management of inactive records must be carried out to maintain their value and prevent them from becoming messy. Arsip kacau (messy records) are still found in the archive storage of the Ministry of CX's Record Center. The processing unit sends these records in the form of boxes and sacks without a file list attached. This study aims to explain the management of inactive dynamic archives at the Archives Unit of the Ministry of CX in terms of procedures, human resources and also facilities and infrastructure as a form of archivist compliance with the rules. The research method used is the case study method with a qualitative approach. The data collection technique used for this research is an interview with eight informants who were archivists at the Ministry of CX. The results of this study indicate that, in handling inactive records, there are still many messy records caused by the knowledge and awareness of the processors in interpreting the records in the organization. This affects the compliance of archivists in the Processing Unit to manage their records properly, even though there are procedures and policies in place, problems are still caused in the original order at the Archives Unit. Supporting facilities and infrastructure were converted and rooms did not meet standards. As a result, archivists in the Archives Unit must re-manage it so that it is in accordance with the original order of the archives in the Archives Unit."

"Pengelolaan arsip suatu organisasi memerlukan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK) sebagai pedoman. Pengelolaan arsip, tanpa NSPK, hanya mengandalkan praksis pengelola arsip menjadikan setiap individu atau unit pengolah melakukan pengelolaan arsip dengan mengandalkan pengetahuan dan kebiasaan dari pendahulunya. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis praksis pengelola arsip dari setiap unit kerja SDIA 61 berselaras dengan pengolahan pengetahuan menghasilkan konstruksi skema klasifikasi mengacu pada standar nasional dan peraturan kearsipan internasional. Metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus digunakan dalam penelitian ini untuk menggali secara mendalam data yang mendukung dan memenuhi kebutuhan tujuan penelitian. Informan dalam penelitian ini adalah pengelola arsip di SDIA 61. Analisa data terhadap hasil wawancara, observasi dan analisis dokumen dilakukan dengan open coding, axial coding, dan selective coding. Hasil dari penelitian ini adalah praksis pengelolaan arsip yang terdiri dari penyimpanan, temu kembali, dan perlindungan di ruang pencipta arsip berjalan tanpa menggunakan indeks, klasifikasi, dan jadwal retensi sebagai wujud dari NSPK sehingga temu kembali dilakukan secara manual tanpa menggunakan pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip, dan perlindungan dalam bentuk membuat cadangan arsip belum dilakukan. Solusi dari penelitian ini, pengolahan pengetahuan berinteraksi dengan praksis pengelolaan arsip menghasilkan ancangan skema klasifikasi arsip meliputi analisis bisnis menunjukkan adanya 10 fungsi, 35 kegiatan, dan 100 tindakan kerja di SDIA 61. Ancangan skema klasifikasi sebagai konstruksi dari para pengelola arsip SDIA 61 menyesuaikan dengan standar nasional.

---

Management of an organization's archives requires norms, standards, procedures and criteria (NSPK) as guidelines. Archive management, without NSPK, only relies on the praxis of archive processing, making each individual or processing unit carry out archive management by relying on the knowledge and habits of their predecessors. This research aims to analyze the archive processing practices of each SDIA 61 work unit in harmony with knowledge management, resulting in a classification scheme referring to national standards and international archival regulations. Qualitative methods with a case study approach were used in this research to explore in depth the data that supports and meets the needs of the research objectives. The informants in this research were archive processors at SDIA 61. Data analysis of the results of interviews, observations and document analysis was carried out using open coding, axial coding and selective coding. The result of this research is that the practice of archival management which consists of storage, retrieval and protection in the archive creation space operates without using indexes, classification and retention schedules as a form of NSPK so that retrieval is carried out manually without using records of borrowing and returning archives. and protection in the form of backing up archives has not been carried out. The solution of this research, knowledge management interacts with archive management praxis to produce an archival classification scheme plan through business analysis showing that there are 10 functions, 35 activities, and 100 work actions at SDIA 61. The classification scheme plan as a construction for SDIA 61 archive processors conforms to national standards."