Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperolch gambaran sistem pengelolaan rekod di perguruan tinggi yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 sebagai suatu syarat dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sebagai prosedur kontrol dokumen dan rekaman kegiatan bisnis organisasi dan membuat rekomendasi perancangan sistem manajemen rekod pada Institut Bisnis Dan Informasi Indonesia (IBID. Dalam merancang sistem manajemen rekod IBII, langkah awal adalah melakukan analisis fungsi bisnis organisasi IBII, sebagai landasan dalam perancangan sistem pengelompokan rekod, skema klasifikasi rekod, sistem penyimpanan dan temu kembali serta penyusutan rekod. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif sedangkan metode pengumpulan data menggunakan metode dokumentasi, pengamatan langsung dan wawancara. Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) yang menerapkan manual mutu ISO 9001:2000 menetapkan 32 prosedur sebagai kegiatan bisnis organisasi IBII. Dari 23 fungsi bisnis tersebut kemudian dikelompokan menjadi 8 subyek rekod yaitu : 1) Subyek Rekod Manual Mutu, 2) subyek Promosi Dan Marketing, 3) Subyek Rekod Pendidikan Dan Pengajaran, 4) Subyek Rekod SDM, 5) Subyek Rekod Kemahasiswaan, 6) Subyek Rekod Sarana Dan Prasarana, 7) Subyek Rekod Penelitian, Publikasi Dan Pengabdian Kepada Masyarakat, dan 8) Subyek Keuangan Dan Pembelian. Kemudian dari pengelompokan rekod tersebut dibuatkan sistem skema klasifikasi rekod IBII berdasarkan subyek pengelompokan rekod 1BI1. Usulan sistem pemberkasan rekod Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) disusun berdasarkan subyek yang diambil dari skema klasifikasi rekod, disusun berdasarkan group, series, suhseries, .file, item/dokumen. Sedangkan untuk sistem temu kembali rekod dibuatkan indeks rekod dengan menggunakan metode pengindeksan subyek relatif dan kode yang mengacu pada lokasi rekod disimpan. Sistem penyusutan rekod Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) direkomendasikan membuat jadwal retensi rekod sebagai panduan untuk lama simpan rekod, setelah menentukan lama waktu simpan ditentukan proses pemindahan rekod aktif dari pengelola rekod (central file) pada unit kerja ke pusat penyimpanan arsip (records center) kemudian pembuatan prosedur pemusnahan untuk rekod yang sudah tidak ada nilai guna, selanjutnya dilakukan kegiatan penyerahan rekod yang memiliki nilai guna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

---

This research is undertaken for the purpose of completing thesis aimed at getting an picture of record management system at higher education certified with ISO 9001:2000 as a requirement for performing ISO 9001:2000 quality management system as document control procedure and organizational business activity record of and making a design for record management system at Business and Informatics Institute (IBII). In designing record management system of IBII, the first step is to make an analysis on the storage and retrieval system and record preparation.

This research uses qualitative approach, data collection uses documentation method and direct observation and interview. IBII implementing ISO 9001:2000 quality management systems decide of 32 procedures as organizational business activity of IBII. Those 23 business functions are categorized into 8 record subjects, that is: 1) Quality Manual Record Subject, 2) Promotion and Marketing Subject, 3) Education and Teaching Record Subject, 4) Human Resources Record Subject, 5) Studentship Record Subject, 6) Facilities andr Infrastructures Record Subject. 7) Research. Publication and Dedication to Community Record Subject, and 8) Finance and Purchase Record. Then such a grouping, made a record classification scheme system of IBII by records category subject of 11311. Recommendation for record filing system of 11311 is arranged pursuant to subject using a record classification scheme, which prepared based on file, sub file, archive and document group, series, sub series, .file, item/documents sequence. While, with respect to information retrieval system information, a record index is made using relative subject indexing method that followed then by referring to location code where such a record is stored.

Records disposition system at IBII is recommended for use in the making record retention schedule as a manual for duration of record storage. After determining storage duration, a process of active record transfer from central file at work unit to record center is made and, after that, there will be a procedure of destroying any secondary value record that is accompanied with an activity of delivering such secondary value record to National Archive (Arsip Nasional Republik Indonesia)."

"ABSTRAKArsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil uyang diberi tugas, tanggung jawab, dan hak untuk melaksanakan kegiatan kearsipaan pada lembaga pemerintah tidak termasuk mengelola, mengurus arsip (rekod) inaktif. Sehubungan dengan pernyataan tersebut penulis mencoba melakukan penelitiaan untuk penulisan skripsi ini yang membahas tentang kegiatan arsiparis di Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Jakarta. Tujuan penulisan ini untuk mendapat gambaran apa adanya tentang kegiatan yang telah dilaksanakan, untuk mengetahul apakah ada petunjuk teknis sebagai standar penilaian, dan penempatan arsiparis sudah tepat sesuai peraturan perundangan yang berlaku. Metode penelitian yang digunakan adalah survei dengan alat pengumpulan data menggunakan penyebaran kuesioner serta wawancara yang berguna untuk melengkapi data basil penyebaran kuesioner kepada responden. Hasil penelitiaan menunjukkan bahwa peraturan yang ada saat ini tidak merinci kegiatan secara jelas pembagian pekerjaan antara lembaga pencipta rekod dan lembaga pengelola arsip. Penempatan arsiparis (64%) tidak pada ternpat yang diharuskan yaitu : 36% arsiparis pada unit kearsipan sedangkan 64% pada unit pengolah, hal tersebut didukung oleh arahan dari instansi teknis yang membidangi kearsipan serta tidak dimilikinya petunjuk teknis Uuknis) sebagai standar dan tolok ukur penyetaraan kegiatan arsiparis yang berakibat bahwa penilaian yang diberikan saat ini tidak benar dan bidang yang ditangani (dhi unit pengolah) tidak benar. Dengan tidak adanya juknis mengakibatkari pembinaan sulit dilakukan dan apa yang diharapkan dan profesi tersebut tidak tercapai.

---

"

"ABSTRAKPusat Rekod adalah sebagai tempat 'mink menj arr n kelangsungan hfdup rekod yang telah mensasuld Masa inaktfif, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan rekod pada unit - unit kerja, memudahkan pengawasan, dan untuk mendapatkan rekod vital serta dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan perawatan. Sehubungan dengan hail tersebut, penelitian pada skripsi ini membahas tentang manajemen Pusat Rekod di lingkungan Pusat Rekod Fakultas Sastra UI dilihat dari segi kondisi fisiknya dan pengelolaan rekod dinamis inaktif. Tujuan skripsi ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang Pusat Rekod yang dapat menunjang kelancaran tugas administrasi di lingkungan Fakultas, serta sejauhmana keberhasilan temu kembali informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa irdormasi dapat berhasil diketemukan. Penelitian ini dengan menggunakan metode penelitian bersifat deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara kepada petugas Pusat Rekod serta Penyebaran kuisioner yang dibagikan langsung kepada respanden yang pernah manggunakan jasa infornasi mellaui Pusat Rekod. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pusat Rekod dalam melakukan pelayanan temu kembali informasi keberhasilanmya hanya 29% dan yang naenjawab tklak berhasil diketemukan 36%. Faktor penghambat salah satunya adalah tidak semua unit kerja menyerahkan/memindahkan rekod-rekodnya ke Pusat Rekod Fakultas Sastra UI, serta dalam melakukan penyimpanan rekod dinamis Fakultas Sastra UI masih mangguakan sistem desentralisasi. Upaya yang harus dilakukan supaya Pusat Rekod Fakultas Sastra dapat berdaya guna seoptimal mungkin dengan cara melakukan mensosialisasikan Pusat Rekod ke setiap Unit kerja dan mempunyai program perpindahan yang baku. Fakultas Sastra hams menpunyai sistem prosedur penyimpanan yang baku, karena Fakultas Sastra UI adalah organisasi yang rentang tugasnya sangat luas/kompleks. Pembinaan sumberdaya manusia dibidang kearsipan untuk setiap unit kerja harus ditingkatkan, dengan melalui pendidikan dan latihan, kursus-kursus dan seminar.

---

"

"A well-designed records management policy for any modern organization is deemed as a key factor in the success of administration program on effectiveness and efficiency, which in turn can help its host organization to materialize its goals. The policy should include records creation standards, records usage, preservation, and retention, forms design, correspondence management, mail handling, and filing system. It also could be found in the policy the management of records center, the assessment of vital records, inactive records transfer procedures to records center and National Archives of Republic of Indonesia, and disposal program. Considering the importance of records management in an organization, a research has been conducted on this issue. There are two objectives to reach in this research. The first objectives is to find out the availability of records management policy in its relation to the principle of records life cycle, in supporting the administration function of FSUI. The second one is to forward a strategic planning on how to implement a standard records management policy which will cover mail handling, disposal, document classification, and retention schedule. The research which was conducted from July 2000 until July 2001 in the academic department of Faculty of Letters, University of Indonesia or FSUI for short, applied qualitative approach. Questionnaire based interviews and participants observation technique were used as data collecting method. The result shows that FSUI has not had a written policy on records management while its department has one. The absence of records management policy makes the education institution has no direction of keeping its records in professional manner whereas its department applied their self-style records management policy in a very limited understanding and capability due to the lack of traned staff."