Dalam dinamika Industri 4.0, organisasi menghadapi perubahan teknologi yang cepat, tantangan kapabilitas strategis, peningkatan pasar, dan tuntutan pesaing, sehingga perubahan organisasi tidak dapat dihindari. Desain organisasi yang adaptif dan responsif adalah kunci dalam menghadapi perubahan dan persyaratan lingkungan operasi yang dinamis. Penelitian ini bertujuan untuk memperbaiki proses perubahan desain organisasi: proses permintaan perubahan, proses persetujuan perubahan, dan proses pemantauan kegiatan manajemen perubahan pada perusahaan migas di Indonesia dengan merancang sebuah sistem informasi. Data dalam penelitian ini diambil dengan melakukan wawancara dan mempelajari dokumen pendukung. Data yang dikumpulkan akan diproses menggunakan perangkat lunak iGrafx untuk mengidentifikasi masalah. Perumusan ide perbaikan potensial dari masalah yang teridentifikasi dilakukan dengan menggunakan Business Process Reengineering (BPR) Best Practices. Perancangan sistem informasi dilakukan dengan metode System Development Life Cycle (SDLC), yang menghasilkan hasil berupa perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan sistem berupa Use Case Diagram dan Data Flow Diagram (DFD), desain alur penggunaan sistem dalam bentuk diagram aktivitas, dan desain antarmuka sistem. Sistem informasi dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk seluruh proses desain organisasi sebesar 17,1 hari karena sistem informasi membantu mengintegrasikan semua aktor yang terlibat, sehingga menghilangkan aktivitas korespondensi dalam berkomunikasi yang berkontribusi secara signifikan terhadap waktu tunggu secara keseluruhan.
In the dynamics of Industry 4.0, organizations face rapid technological changes, strategic capability challenges, increasing market, and competitor demands, so organizational change is unavoidable. Adaptive and responsive organizational design is key in dealing with changes and dynamic operating environment requirements. This study aims to improve the process of organizational design change: the change request process, the change approval process, and the process of monitoring change management activities at an oil and gas company in Indonesia by designing an information system. The data in this study were taken by conducting interviews and reviewing supporting documents. The data collected will be processed using iGrafx software to identify problems. The formulation of potential improvement ideas from identified problems was done using Business Process Reengineering (BPR) Best Practices. The design of the information system was carried out using the System Development Life Cycle (SDLC) method, which produced the result in the form of database design using Entity Relationship Diagram (ERD), system design in the form of Use Case Diagrams and Data Flow Diagrams (DFD), design of system usage flow in the form of activity diagrams, and the system interface design. The information system can help reduce the time needed for the entire organizational design process by 17.1 days because the information system helps to integrate all the actors involved, thereby eliminating the activity of correspondence in communicating which contributes significantly to the overall waiting time.
"Para pekerja sering kali melakukan perjalanan dinas untuk berbagai tugas yang diberikan oleh perusahaan. Pada proses perjalanan dinas ini, para pekerja membutuhkan approval dari atasan untuk mendapatkan Surat Keterangan Perjalanan Dinas (SKPD) dan approval dari atasan serta review dari tim finance setelah membuat laporan atas biaya yang sudah dikeluarkan untuk dilakukan reimburse oleh perusahaan. Namun, proses approval dan review ini masih membutuhkan waktu yang lama. Sehingga, penelitian ini bertujuan untuk merancang perbaikan proses manajemen perjalanan dinas di perusahaan minyak dan gas bumi dengan pendekatan Rekayasa Proses Bisnis dan System Development Life Cycle untuk mempercepat proses manajemen perjalanan dinas. Rekayasa proses bisnis dilakukan dalam dua tahap, yaitu pembuatan model dan simulasi dari proses bisnis saat ini, dan proses bisnis yang diperbaiki. Penelitian ini menghasilkan tiga skenario perbaikan dengan hasil waktu proses dan biaya investasi awal yang berbeda untuk tiap skenario. Pada tahap selanjutnya, skenario yang dipilih dilakukan perancangan manajemen sistem informasi yang terdiri dari empat tahap, yaitu perancangan database, perancangan sistem, perancangan alur penggunaan sistem, dan perancangan interface.
Workers often go on business trips for various tasks assigned by the company. In this official travel process, workers need approval from their superiors to obtain an Official Travel Certificate (SKPD) and approval from their superiors as well as a review from the finance team after making a report on the costs that have been incurred for reimbursement by the company. However, the approval and review process still takes a long time. Thus, this research aims to design improvements to the official travel management process in oil and gas companies using a Business Process Reengineering and System Development Life Cycle approach to speed up the official travel management process. Business process Rengineering is carried out in two stages, namely creating models and simulations of current business processes, and improving business processes. This research produces three improvement scenarios with different processing time results and initial investment costs for each scenario. In the next stage, the selected scenario is designed for information system management which consists of four stages, namely database design, system design, system use flow design, and interface design.
"